Briefing

“Front Office Briefing”

(A) Briefing  ဆိုတာဘာလဲ?

---------------------------------------

Briefing ဆိုသည်မှာ တစ်စုံတစ်ဦး သို့မဟုတ် တသင်းတဖွဲ့ကို ၎င်းတို့၏လုပ်ငန်းဆောင်တာများမစတင်မီ လိုအပ်သော သတင်းအချက်အလက်များပေးရန်၊ လုပ်နည်းကိုင်နည်းများသွန်သင်ရှင်းပြပေးရန် ပြုလုပ်သော အချိန်တိုအတွင်းပြုလုပ် ရသည့် အစုအဝေး အစည်းအဝေးငယ်လေးဖြစ်သည်။ 

Briefing ဖြစ်ခြင်းကြောင့် Briefing Point နှင့် ဆွေးနွေးသောအကြောင်းအရာများသည် တိုတိုတုတ်တုတ်နှင့် ရှင်းရှင်းလင်းလင်းရှိအောင်ဆွေးနွေးကြသောကြောင့် များသောအားဖြင့် 15 minutes to 30 minutes ခန့်မျှသာ ကြာတတ်ပါသည်။ 

 Briefing နှင့် Meeting မတူညီတာကိုသတိပြုစေလိုပါသည်။

(B) Briefing တွေကိုဘယ်သူတွေတက်ရလဲ?

---------------------------------------------------------

Front Office Manager အပါအဝင်ဝန်ထမ်းတိုင်းDuty Shift အလိုက်တက်ရပါတယ်။ ( FOM အလွန်မအားလပ်သည့်အခါမတက်‌ရောက်နိုင်သည်ကတော့ချွင်းချက်ဖြစ်ပါသည်)။

Hotel ရဲ့ Front Office ဖွဲ့စည်းပုံ၊ ဝန်ထမ်းဦးရေပေါ်မူတည်ပြီး Front Desk ဝန်ထမ်းတွေက သက်သက်၊ Uniformed Service ဝန်ထမ်းတွေက သက်သက်၊ သီးခြားစီလုပ်တက်ကြပါတယ်။ Hotel အလိုက်ကွဲပြားမှုရှိနိုင်ပါသည်။

Briefing တက်ရောက်သူများသည် Uniform အပြည့်အစုံကို Hygiene & Grooming နှင့်အညီဝတ်ဆင်၍၊ မှတ်သားနာယူမှုများပြုလုပ်ရန် Note Pad နှင့် Ballpen များကိုတပါတည်းယူဆောင်တက်ရောက်ကြရမည်ဖြစ်သည်။

(C) Briefing တွေကိုဘယ်နေရာတွေမှာလုပ်တတ်ကြလဲ?

---------------------------------------------------------

 Briefing လုပ်မယ့်နေရာကိုတော့ Hotel ရဲ့အနေအထားအရ သင့်တော်ရာနေရာမှာအဆင်ပြေသလို စုဝေးပြုလုပ်တတ်ကြသည်။ 

Front Office Manager ရုံးခန်းတို့၊ Luggage Store Room တို့ စသည်ဖြင့်ပေါ့။ ကျွန်တော် Butler တာဝန်ထမ်းဆောင်ချိန်ကဆို Briefing လုပ်တဲ့နေရာတွေကတော့၊ Basement၊ ပိတ်ထားတဲ့ Villa စသည်ဖြင့် နေ့စဉ်အပြောင်းအလဲရှိနိုင်သည်။

(D) Briefing တွေကိုဘယ်အချိန်တွေမှာလုပ်တတ်လဲ?

---------------------------------------------------------

Front Office Department ရဲ့ Briefing တွေကို Duty Shift တခုချင်းစီရဲ့ အစ တွေမှာ လုပ်ကြပါတယ်။ ဝန်ထမ်းတွေ Hotel ရောက်ရှိပြီး၊ Uniform ဝတ်၊ Time Keeper မှာ Finger Print နှိပ်၊ Duty အဝင်လက်မှတ်ထိုးပြီးနောက် Briefing လုပ်မယ့်နေရာမှာစုဝေးကြရပါတယ်။ 

လူစုံ၍သတ်မှတ်ချိန်စသည်နှင့် Briefing စပါသည်။ Duty Manager သို့မဟုတ် Supervisor သို့မဟုတ် Team Leader  က Briefing Pointျ များကို ဖတ်ကြားပါသည်။

(E) Briefing Points တွေမှာဘာတွေပါဝင်လဲ?

---------------------------------------------------------

Front Office Briefing တွေမှာ ပေးတဲ့ သတင်းအချက်အလက်တွေနှင့် မေးမြန်းဆွေးနွေးလေ့ရှိကြတဲ့ အကြောင်းအရာတွေ ( Briefing Points) ကတော့အောက်ပါအတိုင်းဖြစ်သည်။

1။ Last Night Occupancy, Number of rooms sold, room revenue, VIPs  In- House

2။ Today’s expected arrivals, Expected departures, Expected occupancy, Expected VIPs Arrivals

3။ Guests’ experience sharing (Highlighted Guests’ feedback), Complaints and Achievements

4။ Group Arrivals ,Group Departures 

5။ Hotel's Highlighted Information, ဟိုတယ်၏ထူးခြား သတင်းအချက်အလက်များ( Today Functions တွေ၊ Revenue Centre တွေရဲ့ Discount Promotion တွေ၊ Visa, Master, American Express  Credit Card တွေရဲ့ Promotion အစီအစဉ်တွေ၊ Membership Promotion အစီအစဉ်တွေစသည်ဖြင့်)

6။ ဟိုတယ်အတွင်း Executive Level ရာထူးတိုးသွားသူတွေအကြောင်းနှင့် ရာထူးနေရာ အပြောင်းအရွှေ့တွေအကြောင်း။

(F) Briefing မှာဘာတွေမေးတတ်လဲ?

---------------------------------------------------

1။ Hotel’s Mission, Vision, Guiding Principles, Departmental Goals

2။ Briefing Points မှာပြောကြားသွားတဲ့အချက်အလက်တွေကိုပြန်လည်မေးမြန်းကြပါတယ်။

3။ Hotel ရဲ့ Revenue Centre (Restaurant, Bar, SPA, Gift Shop, Saloon, Night Club) တွေရဲ့ Location နှင့် ဖွင့်ချိန် ပိတ်ချိန်)

4။ Knowledge of other Properties ( ကုမ္ပဏီတခုတည်းမှာရှိတဲ့ တခြား Hotel, Resort တွေရဲ့အထွေထွေသတင်းအချက်အလက်တွေကိုမေးတတ်ကြပါတယ်။)

(မှတ်ချက် ။      ။ ဖော်ပြထားသော Briefing Point နှင့် မေးတတ်သောအကြောင်းအရာအားလုံး Briefing တိုင်းမှာပါသည်ဟုမဆိုလိုပါ။ Hotel အလိုက် Briefing Point နှင့် Question များအပြောင်းအလဲရှိနိုင်ပါသည်။)

Briefing ကနေ ဘယ်လိုအကျိုးကျေးဇူးတွေရရှိနိုင်ပါသလဲ?

---------------------------------------------------------

Briefing ကျင်းပရခြင်းသည် ဝန်ထမ်း၊ အုပ်ချုပ်သူ၊ဧည့်သည်၊ ဟိုတယ် အားလုံးအတွက် အကျိုးရှိစေသော Activity တစ်ခုဖြစ်ပါသည်။

ဝန်ထမ်း - 

--------------

ဝန်ထမ်းများအားလုံး တူညီသော သတင်းအချက်အလက်များကို တနေရာတွင် တချိန်တည်း တပြိုင်တည်း ရနိုင်သည်။

မရှင်းမလင်းသောကိစ္စရပ်များ၊ မိမိနားမလည်သောကိစ္စရပ်များကို မည်သူကိုမျှအောက်ကျခံစရာမလိုပဲ မေးမြန်းနိုင်သည်။

ဌာနတာဝန်ရှိသူအားလုံးကို တနေရာတည်းတွင်တစုတစည်းတည်း တွေ့ရှိနိုင်ပြီး မိမိသိရှိလိုသည်ကို ပွင့်ပွင့်လင်းလင်း မေးမြန်းနိုင်သည်။ 

မိမိအခက်အခဲများကိုတင်ပြဆွေးနွေးနိုင်သည်။ 

အခြားဝန်ထမ်းများ၏ မေးခွန်းများမှတဆင့် ဗဟုသုတတိုးပွားစေသည်။ 

Briefing တွင် Supervisor၊ Duty Manager များ က မိမိဟိုတယ်နှင့်သက်ဆိုင်သော Policies and Procedures မေခွန်းများ၊ Skill and Knowledge နှင့်သက်ဆိုင်သောမေးခွန်းများကို နေ့စဉ် ဖြေကြားကြရသဖြင့် ဝန်ထမ်းတစ်ဦး ချင်းစီ၏ Career Development အတွက် Continuous Growth ကို ဖြစ်စေပါသည်။

အုပ်ချုပ်သူ-

----------------

ဝန်ထမ်းအားလုံးကို တစုတဝေးတည်းတွေ့နိုင်ပြီး တူညီသော သတင်းအချက်အလက် များကို တနေရာတွင် တချိန်တည်း တပြိုင်တည်း ပေးနိုင်သည်။ 

ဝန်ထမ်းများမရှင်းလင်းသည့် နားမလည်သည့်ကိစ္စများကို တစ်ဦးတစ်ယောက်ကိုရှင်းလင်းပြခြင်းဖြင့်အခြားသူများကိုလည်းရှင်းလင်းပြီးသားဖြစ်စေသည်။

 

ဝန်ထမ်းများ၏တစ်ဦးချင်းလိုအပ်များ၊ လုပ်ငန်းဆိုင်ရာလိုအပ်ချက်များ၊ Training  လိုအပ်ချက်များကို အုပ်ချုပ်သူအားလုံး တွေ့မြင်သိရှိနိုင်သည်။ 

အသေးအဖွဲပြဿနာများကိုချက်ချင်းဖြေရှင်းနိုင်ပြီး၊ ကြီးမားသာပြဿနာများရှိပါက အုပ်ချုပ်သူအားလုံးပူးပေါင်းအဖြေရှာနိုင်သည်။

ဧည့်သည်-

--------------

Product knowledge ပြည့်ဝသော ၊ Informative ဖြစ်သော၊ Well trained ဖြစ်သောဝန်ထမ်းကောင်းများ၏ ဝန်ဆောင်မှုကောင်းများကိုရရှိစေသည်။

ဟိုတယ်-

-------------

Product knowledge ပြည့်ဝသော ၊ Informative ဖြစ်သော၊ Well trained ဖြစ်သောဝန်ထမ်းကောင်းများကြောင့် လုပ်ငန်းဖွံ့ဖြိုးတိုးတက်စေပြီး၊ ဟိုတယ်၏ပုံရိပ်ကောင်းကိုလည်းဖြစ်ပေါ်စေပါသည်။

ကျွန်တော်ရေးသားမျှဝေသောအကြောင်းအရာသည် တချို့အတွက် အပြည့်အစုံမဟုတ်ရင်တောင် တချို့ အတွက် အတန်ငယ် အထောက်အကူပြုသည်ဟုဆိုပါလျှင် ရေးသားရကျိုးနပ်ပါသည်ဟုယူဆပါသောကြောင့်ဝေမျှလိုက်ရပါသည်။

Kyaw Soe Win

24.05.2022

#ကျွန်တော်ရေးသားသောပို့စ်များကိုလွတ်လပ်စွာဝေမျှနိုင်ပါသည်